Základní pravidla pro psaní emailů
Toto téma se mnohým zdá tak jednoduché a jasné, že ani nemá smysl to číst.
Je to ale opravdu tak jednoduché? Řídíme se níže uvedenými pravidly?
Rozhodně se vyplatí zamyslet nad tím, jakým způsobem emaily píšeme, jak na příchozí emaily reagujeme atd., protože dnes je e-komunikace každodenní záležitostí a naší "vizitkou".
Správné používání emailů má svá pravidla a zvyklosti, stejně jako pošta klasická (papírová).
Smyslem těchto pravidel je přehlednost a efektivnost komunikace a měl by je splňovat každý email.
Pořadí kapitol volím tak, jak vnímám "potřebu osvěty", počínaje těmi nejzásadnějšími.
Takže - než odešlete nějaký email, zkuste se zamyslet, jestli jste nezapomněli na některé z těchto pravidel:
1. Jeden email - jedno téma (komunikační vlákno)
Elektronická komunikace je úžasná věc a umožňuje nám řešit věci rychle, efektivně a snadno.
Jenže díky té snadnosti a rychlosti narůstá množství vyměňovaných informací obrovským tempem, valí se to na nás, začínáme se v tom topit. Naše emaily, odpovědi na ně, naše odpovědi na odpovědi, nejistota co je a co není vyřešeno, kde je/není odpověď na to či ono ...
Existuje celkem jednoduchý princip, který orientaci výrazně usnadní :
Jedno téma = jedno komunikační vlákno (email - odpověď - odpověď na odpověď ...).
Většina emailových programů, jejichž prostřednictvím pracujeme s emailovou schránkou, umožňuje automatické sdružování emailů do skupin (komunikačních vláken) tak, jak přichází odpovědi na odeslané maily, jak vznikají další odpovědi na odpovědi ...
Rozumné využití těchto mechanismů je klíčem k udržení kontroly nad vaší emailovou komunikací.
Základní princip je směšně jednoduchý :
V jednom emailu řešte právě a pouze jednu záležitost (udržte téma v jednom vláknu)
Platí to jak pro nově vznikající email, tak pro libovolnou odpověď.
Zkuste dodržet tyto zásady
Když otevíráte novou věc (téma)
V žádném případě nevytvářejte odpověď (Re: XXX) na nějakou dřívější náhodnou zásilku, protože při zobrazení "komunikační historie (vlákna)" tím vznikají nesmyslné řetězce a pokud navíc ponecháte i původní název, je to naprosto špatné a zmatečné.
Vždy vytvořte nový email.
máte-li více témat k řešení (obzvlášť když lze předpokládat různý časový průběh, případně i zapojení různých osob do komunikace) napište raději více samostatných emailů, které budou základem samostatných vláken pro tato témata (a tlačte své komunikační partnery, aby vlákna také respektovali), přitom v názvu každého emailu stručně a výstižně specifikujte dané téma.
Když navazujete (odpovídáte) na téma
Vždy vytvořte odpověď na email, na který odpovídáte (nevytvářejte nový email, který by neměl technickou vazbu na "předchůdce").
Odpovězte právě a pouze na to, co je v daném příchozím emailu řešeno.
Nikdo do odpovědi nevkládejte třeba odpověď na jiné emaily, které v tu chvíli čekají na vaše vyjádření (byť od stejného autora), ale řešte každou odpověď samostatně.
2. Název (věc, subject, předmět, ...)
Při pohledu na název zásilky by měl mít každý okamžitě jasno, co daná zásilka obsahuje, o čem je (viz. Jedna zásilka - jedno téma). Zamyslete se nad podstatou obsahu a pár slovy jí do názvu uveďte.
Tento text se zobrazuje v seznamu (přehledu) emailů a je tedy základem pro orientaci při práci v poštovní schránce.
Nespoléhejte na to, že když název nevyplníte, mailový systém si sám něco "vymyslí". Ano, většinou systém použije počátečních pár slov z textu emailu, to je například úvodní věta s pozdravem ... ale tím se nevyjádří, co je obsahem tohoto emailu.
3. Obsah - stručně, výstižně, přehledně
Obsah emailu by měl vždy
odpovídat tématu, uvedenému v položce "Věc"
být co nejvýstižnější a co nejstručnější.
Pište strukturovaně
na začátku uveďte nejpodstatnější věci a teprve potom ty méně podstatné
používejte formátování (zřetelné odstavce, případně odrážky, ...), aby text nesplynul do jednolité "laviny slov".
4. Volba adresáta - pole Komu, V kopii, Slepá kopie
Výběr pole adresáta je velmi podceňovaný krok, přičemž může mít zásadní dopad na utajení/zveřejnění e-mailových adres. Špatnou volbou zařazení adresáta(ů) do příslušného pole prozradíte e-mailové adresy někomu, komu je prozradit nemáte !
Komu
v poli Komu uveďte ty adresáty, které chcete oslovit. Všichni adresáti v tomto poli uvidí všechny ostatní uvedené v poli Komu a V kopii (všichni se vzájemně vidí), ale neuvidí adresy uvedené v poli Slepá kopie.
V kopii
v tomto poli uveďte ty adresáty, kterým chcete dát zásilku pouze na vědomí, ale od kterých nečekáte odpověď. Všichni adresáti v tomto poli uvidí všechny ostatní uvedené v poli Komu a V kopii (všichni se vzájemně vidí), ale neuvidí adresy uvedené v poli Slepá kopie.
Slepá kopie
všichni adresáti uvedení v tomto poli budou skrytí před ostatními, uvidí pouze ty adresáty, kteří jsou uvedeni v poli Komu a V kopii. Typické použití je u hromadných sdělení, kdy adresáti o sobě nemají vzájemně vědět.
Doporučení, příklady:
Pozvánka na sraz kamarádů
všichni adresáti budou v poli Komu (oslovuji všechny kamarády, ti se znají a mohou vidět vzájemně své adresy), do pole V kopii můžete dát např. třídního učitele.
Obchodní sdělení odběrateli
v poli Komu bude adresa obchodníka (referenta), v poli V kopii bude např. jeho nadřízený, můj kolega, který by měl o této zásilce vědět, apod., za předpokladu, že nevadí, když o sobě budou jednotliví adresáti vědět.
Poptávka, výběrové řízení
v poli Komu budu já sám nebo můj nadřízený, pole V kopii bude prázdné a v poli Slepá kopie budou všichni adresáti - nikdo z nich neuvidí adresy ostatních.
5. Přílohy
Celková velikost všech příloh emailu by neměla být příliš velká (mnoho MB).
Email má primárně sloužit jako "dopis" (informace, sdělení) a ne jako "balík" (balíky fotek či videa).
Video by se nemělo mailem posílat NIKDY.
Fotografie pouze v omezeném množství a ve zmenšeném rozlišení (tím se výrazně zmenší objem).
Pokud potřebujete někomu poslat data většího rozsahu, využijte např. službu www.uschovna.cz, jejíž princip spočívá v tom, že data se uloží na příslušném serveru a příjemce dostane email s odkazem na "balík dat", sám si pak rozhodne zda / kdy / kam si ten balík stáhne. Služba je bezplatná a obsluha absolutně jednoduchá.
6. Spam
Vyvarujte se vytváření SPAMu (nevyžádané poště), protože pokud pár takových zásilek odešlete, může se stát, že brzy začnou končit u příjemce v seznamu nevyžádané pošty a pokud pak budete chtít s tímto příjemcem komunikovat obchodně, nemusí vaše emaily vůbec číst.
Newsletter (určitý způsob obchodního sdělení) nemusí být spam, pokud jsou dodržena některá pravidla (viz. internet Newsletter versus spam).
7. Slušnost a pravopis
Stejně jako běžný dopis, měl by i email držet jistou úroveň slušnosti a povinných náležitostí (oslovení, podpis, ...) a rovněž je dobré nezapomínat na pravopis. Je dobré si po sobě vždy email před odesláním přečíst a pravopis i překlepy opravit.
8. Odpovídejte i když to není nezbytné
Neodpovídání se stává čím dál větší nectností.
I když k tomu nejste přímo vyzváni, potvrďte alespoň pár slovy příjem emailu.
Stačí pár vteřin:
- kliknutí na tlačítko Odpovědět
- napsat třeba „Děkuji za informaci, Josef Novák“
- kliknutí na tlačítko Odeslat.
Zdá se že čím je to snazší, tím méně to mnozí dělají. Přitom tímhle jednoduchým úkonem ujistíte odesílatele že jste email přijali a vyšlete k němu určitý pozitivní signál.
Já osobně považuji fenomén „neodpovídání“ (předstírání „mrtvého brouka“) za projev nezdvořilosti a neúcty k okolí.
9. Další zdroje informací o tématu
Článků s podobnými radami je na internetu bezpočet, doporučuji třeba toto :
https://mladypodnikatel.cz/jak-napsat-spravne-email-t4213
https://www.stahuj.cz/magazin/clanky/7-pravidel-pro-spravne-psani-emailu/?v=c
https://www.pruvodcepodnikanim.cz/clanek/deset-pravidel-spravne-e-mailove-komunikace/
Autor textu :
Pavel Černý
https://www.pcerny.cz